Rozdział 6. Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych to dla tłumacza niezwykle ważna kwestia. Terminy tłumaczenia są często napięte i strata nawet tylko niewielkiej części przetłumaczonego tekstu może oznaczać poważne kłopoty.

Dlatego zawsze należy wykonywać kopię zapasową najważniejszych plików. Dyski twarde komputerów, mimo iż dość niezawodne, czasami się psują. Oprócz typowych przypadków, kiedy dysk ulega awarii zdarzają się także inne sytuacje losowe, takie jak infekcje wirusowe, przerwy w dostawie prądu (najlepiej się przed nimi zabezpieczyć zaopatrując się w zasilacz awaryjny, tzw. UPS) itp. Straty związane z tego typu awariami można zminimalizować poprzez wykonywanie na bieżąco kopii zapasowej wszystkich najważniejszych plików.

Ręczne wykonywanie kopii zapasowej danych raz dziennie, np. na nośniku USB, to dobry, ale nie pozbawiony wad, pomysł. Po pierwsze trzeba o tym pamiętać, po drugie zajmuje to trochę czasu, a po trzecie jeśli awaria nastąpi po pięciu godzinach pracy, tuż przed planowanym wykonaniem kopii zapasowej, to straty i tak mogą być duże. Lepiej jest wykonywać kopię zapasową wszystkich plików na bieżąco, tzn. od razu kiedy dokona się w nich jakichkolwiek zmian.

Istnieje wiele narzędzi służących do wykonywania kopii zapasowej plików na bieżąco. Jednym z takich rozwiązań jest bezpłatna (do 2 GB) usługa o nazwie Syncplicity. Zasada jej działania jest bardzo prosta, a jej opis znajduje się poniżej.

Automatyczne wykonywanie kopii zapasowej plików na przykładzie usługi Syncplicity

Warunkiem skorzystania z usługi automatycznego wykonywania kopii zapasowej (i synchronizacji) danych na serwerze internetowym jest zainstalowanie na komputerze specjalnego programu (tzw. klienta) i wskazanie mu które pliki ma na bieżąco monitorować. Jeśli w którymś z monitorowanych plików coś się zmieni, program natychmiast zapisuje jego najnowszą wersję na serwerze, gdzie plik ten jest bezpieczny nawet, jeśli komputer ulegnie awarii.

Aby skorzystać z usługi Syncplicity:

1. Wejdź na stronę internetową o adresie http://syncplicity.com/downloads/personal.html i pobierz z niej program klienta. Wybierz wersję darmową (Free Personal Edition) klikając odpowiedni przycisk Select this Plan.

   W formularzu rejestracji, który zostanie wyświetlony wpisz swoje dane osobowe oraz podaj adres e-mail i hasło. Następnie zaznacz pole wyboru By clicking Sign Up, you are indicating that you have read and agree to the Terms of Service (Klikając przycisk Sign Up potwierdzasz, że zapoznałeś się z warunkami korzystania z usługi i je akceptujesz), a następnie kliknij przycisk Sign Up Now.

   Zostanie wyświetlona kolejna strona z odnośnikiem Download Syncplicity. Kliknij go, aby pobrać program.

2. Zainstaluj program w komputerze.

   Proces instalacji sprowadza się do zatwierdzania kolejnych okien kreatora instalacji. Po zainstalowaniu program poprosi o wpisanie podanych wcześniej adresu e-mail i hasła oraz podanie nazwy (dowolnej) komputera, na którym usługa będzie uruchamiana (rysunek 6.1).

   Rysunek 6.1. Okno dialogowe logowania do programu Syncplicity

3. Wybierz pliki lub foldery, które mają być poddawane synchronizacji.

   Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk Next, aby przejść do kolejnego okna, w którym można wybrać sposób synchronizacji danych. Wybierz opcję Let me pick folders to synchronize and backup (Chcę własnoręcznie wybrać foldery do synchronizacji i przechowywania na serwerze w postaci kopii zapasowej), aby mieć pełną kontrolę nad tym, co będzie synchronizowane (rysunek 6.2).

   Rysunek 6.2. Okno programu Syncplicity z opcjami synchronizacji

   W tym i kolejnym oknie kliknij przycisk Next, a w ostatnim oknie kreatora kliknij przycisk Finish. To spowoduje wyświetlenie okna głównego programu, w którym można wybrać foldery do synchronizacji (rysunek 6.3).

   Rysunek 6.3. Okno dialogowe programu Syncplicity z domyślnymi opcjami synchronizacji

   Aby dodać nowy folder do synchronizowania, kliknij w lewej kolumnie okna opcję Add a New Folder.

   Prostszym sposobem na dodanie folderu lub pliku do synchronizacji jest bezpośrednie kliknięcie wybranego elementu prawym przyciskiem myszy w Eksploratorze Windows. W menu podręcznym, które zostanie wyświetlone należy następnie rozwinąć podmenu Syncplicity i kliknąć w nim opcję Add to Syncplicity (rysunek 6.4).

   Rysunek 6.4. Menu podręczne programu Syncplicity

   Foldery, które są domyślnie zdefiniowane w programie do synchronizacji można usunąć. Na rysunku 6.5 widać okno programu ze zdefiniowanym do synchronizacji jednym folderem.

   Rysunek 6.5. Lista folderów do synchronizowania — w tym przypadku jest tylko jeden

   Od tej pory zawartość folderu Tłumaczenia na serwerze będzie automatycznie synchronizowana z zawartością tego folderu na komputerze lokalnym. Synchronizowane foldery są przez program oznaczane specjalnym znakiem (rysunek 6.6).

   Rysunek 6.6. Oznaczenie synchronizowanego folderu

Program Syncplicity zawiera szeroką gamę funkcji, z którymi warto się zapoznać, ale należy to już zrobić we własnym zakresie.

6.2. Zabezpieczanie najważniejszych plików edytorów tekstu

Konfiguracja i definiowanie wszystkich skrótów klawiszowych, autotekstu i opcji autokorekty to czynności czasochłonne. Ponadto jeśli raz skonfiguruje się ustawienia programu i używa się ich przez dłuższy czas, siła przyzwyczajenia sprawia, że wiele czynności ulega automatyzacji, dzięki czemu tłumacz pracuje bardziej wydajnie. Niestety, jeśli konieczna jest ponowna instalacja systemu, wszystko zostaje utracone. Dlatego warto przynajmniej zadbać o zachowanie wszystkich ustawień edytorów tekstu, aby po ponownym zainstalowaniu systemu móc od razu rozpocząć normalną pracę.

Aby tego dokonać, należy skopiować odpowiednie pliki i wkleić je później w to samo miejsce w świeżym systemie. W tym podrozdziale opisane są tylko sposoby zachowania ustawień skrótów klawiszowych, autokorekty oraz autotekstu edytorów Microsoft Word 2007, 2010 i 2003. Niemniej jednak w podobny sposób można postąpić w przypadku edytora Open Office Writer. Informacje na temat lokalizacji poszczególnych plików można znaleźć w internecie, a także w opcjach samego programu (Narzędzia/ Opcje/OpenOffice.org/Ścieżki).

Wszystkie pliki można skopiować ręcznie i zachować jako kopię zapasową na dowolnym nośniku, ale wygodniejszym sposobem będzie skorzystanie z opisanej powyżej usługi synchronizacji lub skonfigurowanie tzw. dowiązań symbolicznych, aby pliki automatycznie były zapisywane w wybranym katalogu poza dyskiem C (szczegółowe informacje na temat dowiązań symbolicznych można łatwo znaleźć w internecie).

Microsoft Word 2007/2010

W przypadku edytorów Word 2007 i 2010, aby zachować ustawienia skrótów klawiszowych, autokorekty oraz autotekstu, należy skopiować trzy pliki: Normal.dotm (skróty klawiszowe), MSO1045.acl (autokorekta) oraz Building Blocks.dotx (szybkie części) — plik może być inny, jeśli tak zdecydowano podczas definiowania szybkich części.

Plik Normal.dotm

W pliku Normal.dotm edytory Microsoft Word 2007 i 2010 domyślnie zapisują wszystkie skróty klawiszowe. Plik ten znajduje się w folderze C:\Documents and Settings\Nazwa użytkownika\Dane aplikacji\Microsoft\Szablony (Windows XP) lub C:\Users\Nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\Szablony (Windows Vista/7).

Istnieje jeszcze inny, bardzo wygodny sposób na przeniesienie plików szablonów do innego katalogu niż domyślny (np. wspólnego synchronizowanego folderu, w którym mogą być zapisane także inne ważne pliki). W programach tych można zmienić miejsce zapisu plików szablonów za pomocą specjalnej opcji.

Aby to zrobić:

1. Kliknij przycisk pakietu Office (lub Plik w Word 2010), a następnie kliknij przycisk Opcje programu Word (lub Opcje w Word 2010) i przejdź na kartę Zaawansowane.
2. Na karcie Zaawansowane znajdź obszar Ogólne i w jego dolnej części kliknij przycisk Lokalizacje plików, aby wyświetlić okno dialogowe widoczne na rysunku 6.8.
   Rysunek 6.8. Okno zmiany lokalizacji niektórych plików edytora Word 2007 (w edytorze Word 2010 wygląda podobnie)
3. Kliknij pozycję Szablony użytkownika, a następnie kliknij przycisk Modyfikuj i określ dowolną inną lokalizację.

Plik MSO1045.acl

Plik MSO1045.acl znajduje się w folderze C:\Documents and Settings\Nazwa użytkownika\Dane aplikacji\Microsoft\Office (Windows XP) lub C:\Users\Nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\Office (Windows Vista/7).

W folderze tym można znaleźć również inne pliki o podobnych nazwach, jak np. MSO1033.acl. Są to pliki dla innych języków, tzn. np. numer 1045 oznacza plik dla języka polskiego, a numer 1033 oznacza język angielski. Pełną listę numerów odpowiadających różnym językom można znaleźć na stronie http://support.microsoft.com/kb/221435/.

Oprócz elementów autokorekty warto również zachować sobie kopię plików słowników niestandardowych, a więc tych w których edytor Word wstawia wyrazy oznaczone przez użytkownika jako poprawne za pomocą opcji Dodaj do słownika dostępnej w menu podręcznym wyświetlanym w wyniku kliknięcia wybranego wyrazu oznaczonego jako niepoprawny prawym przyciskiem myszy.

Domyślnie tworzony plik zawierający te zaakceptowane słowa ma nazwę CUSTOM.DIC i znajduje się w folderze C:\Documents and Settings\Nazwa użytkownika\Dane aplikacji\Microsoft\UProof (Windows XP) lub C:\Users\Nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\UProof (Windows Vista/7).

Plik Building Blocks.dotx

Plik szybkich części Building Blox.docx znajduje się w folderze C:\Documents and Settings\Nazwa użytkownika\Dane aplikacji\Microsoft\Document Building Blocks\1045 (Windows XP) lub C:\Users\Nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1045 (Windows Vista/7). Należy zauważyć, że folder o nazwie 1045 odpowiada językowi polskiemu. Jeśli szybkie części są w innym języku, plik z nimi będzie znajdował się w folderze z inną liczbą w nazwie.

Microsoft Word 2003

W przypadku edytora Word 2003 ułatwione zadanie mają te osoby, którym nie przeszkadza ręczne wyeksportowanie wszystkich ustawień programu (pasków narzędzi, opcji, list autokorekty, słowników niestandardowych itd.). W pakiecie Microsoft Office 2003 dostępne jest narzędzie o nazwie Kreator zapisywania moich ustawień pakietu Microsoft Office 2003.

Aplikacja ta służy do zapisywania w jednym pliku wszystkich ustawień zainstalowanych na komputerze programów należących do pakietu Microsoft Office (a więc też edytora Word). Obsługa tego narzędzia jest bardzo prosta.

Aby użyć narzędzia Kreator zapisywania moich ustawień pakietu Microsoft Office 2003:

1. Zamknij wszystkie programy należące do pakietu Microsoft Office.
2. W menu Wszystkie programy przejdź do podmenu Microsoft Office-Narzędzia Microsoft Office i kliknij pozycję Kreator zapisywania moich ustawień pakietu Microsoft Office 2003. Zostanie wyświetlone okno dialogowe kreatora, w którym należy kliknąć przycisk Dalej, aby przejść do okna widocznego na rysunku 6.9.
   Rysunek 6.9. Okno Kreatora zapisywania ustawień pakietu Microsoft Office
3. Pozostaw zaznaczenie opcji Zapisz ustawienia z tego komputera i kliknij przycisk Dalej. Program poprosi o podanie nazwy pliku, w którym ustawienia mają zostać zapisane i określenie, miejsca jego zapisu.

Metoda ta jest bardzo wygodna, ale ma tę wadę, że kopię zapasową ustawień trzeba wykonywać własnoręcznie. Dlatego poniżej podaję lokalizacje poszczególnych plików, które należy zapisać (np. za pomocą dowiązań symbolicznych lub usługi wykonywania kopii zapasowych) w katalogu poza dyskiem C, aby w razie awarii nie utracić najważniejszych ustawień:

• Skróty klawiszowe — C:\Documents and Settings\Nazwa użytkownika\Dane aplikacji\Microsoft\Szablony\Normal.dot (Windows XP) lub C:\Users\Nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\Szablony\Normal.dot (Windows Vista/7).
• Elementy autokorekty — C:\Documents and Settings\Nazwa użytkownika\Dane aplikacji\Microsoft\Office\MSO1045.acl (Windows XP) lub C:\Users\Nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\Proof\CUSTOM.DIC (Windows Vista/7)
• Słowniki niestandardowe — C:\Documents and Settings\Nazwa użytkownika\Dane aplikacji\Microsoft\Proof\CUSTOM.DIC (Windows XP) lub C:\Users\Nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\Proof\CUSTOM.DIC (Windows Vista/7).
• Autotekst — C:\Documents and Settings\Nazwa użytkownika\Dane aplikacji\Microsoft\Szablony\Normal.dot (Windows XP) lub C:\Users\Nazwa użytkownika\AppData\Roaming\Microsoft\Szablony\Normal.dot (Windows Vista/7).